Как онлайн-запись приходит в салон
Клиент нажал Подтвердить запись — и запись уже в календаре. Отдельного ящика заявок, который нужно разбирать, нет: онлайн-запись это обычная запись, просто заведённая не вами. Эта страница объясняет, что именно появилось и на что посмотреть в первую очередь.
Что происходит в момент заявки
Сразу, без участия сотрудника:
- в календаре филиала на выбранное время появляется запись со статусом Ожидает;
- если клиент выбрал Любой свободный мастер, программа сама ставит одного из свободных мастеров на это время;
- поле Заметки о процедуре остаётся пустым: пометки о том, что запись пришла из интернета, в карточке нет;
- если такого телефона в базе не было, заводится карточка клиента с именем и телефоном, которые он ввёл;
- если питомца заводил сам клиент, у этого клиента появляется карточка питомца с кличкой, видом, породой, весом и возрастом — тем, что он заполнил;
- Владельцу, Администратору филиала и назначенному Мастеру приходит уведомление Новая запись (см. Какие уведомления приходят).
Телефон, который клиент ввёл, ищется среди уже заведённых. Если он совпал с существующей карточкой, запись привязывается к ней, а имя в карточке не перезаписывается: в базе остаётся то, что заводил салон.
Кому доступно. Увидеть новую запись в календаре: Владелец — по всему салону, Администратор — по своему филиалу, Мастер — только если назначили его.
Что сделать с такой записью
Так выглядит карточка такой записи: статус Ожидает, клиент и питомец уже заведены.
- Десктоп
- Мобильный
Порядок обычный, как с любой записью:
- Позвонить клиенту и подтвердить время — на экране «Заявка отправлена» ему так и написано, что салон свяжется.
- Уточнить услуги и цену: клиент видел только «от», точную стоимость называет салон.
- Перевести запись из Ожидает в Подтверждена. Если клиент не отвечает или передумал — отменить.
Правится такая запись как обычная: время, мастер, состав услуг, цена — всё доступно в разделе Записи.
Кому доступно. Подтвердить, перенести или отменить: Владелец и Администратор. Мастер запись не создаёт и не переносит, но свою ведёт по ходу дня — заметки, фото, завершение.
Чем отличается от записи, которую завёл администратор
| Онлайн-запись | Запись в программе | |
|---|---|---|
| Кто выбирает время | Клиент, из свободного времени мастера | Сотрудник, может поставить любое свободное |
| Как далеко вперёд | Не больше 30 дней | Ограничения нет |
| Насколько ближайшее время | Не раньше чем через час | Хоть прямо сейчас |
| Услуги | Только активные услуги салона, подходящие породе | Любые из каталога |
| Цена | Подставляется по прайсу, клиент видит «от» | Сотрудник может поставить свою |
| Мастер | Клиент выбирает сам или «любой свободный» | Ставит сотрудник |
| Как отличить в карточке | Никак: пометки об источнике нет | Никак |
Всё остальное одинаково: тот же календарь, те же статусы, та же оплата. Статус Ожидает получает и запись, которую только что завёл сотрудник, поэтому по одной карточке отличить заявку клиента от записи администратора нельзя. Ориентируйтесь на уведомление Новая запись и на то, что клиент и питомец заведены с теми данными, что вводил клиент.
Цена фиксируется в момент заявки
Стоимость услуг записывается в саму запись, когда клиент её оформил. Если потом поменять прайс, старая запись не изменится — она останется с той ценой, которую клиент видел. Подробнее об этом — в разделе Касса и оплаты.
:::warning Карточки могут задвоиться Клиента программа узнаёт по телефону. Записался с другого номера — появится вторая карточка клиента.
Питомца программа предлагает выбрать из готовых, только если узнала устройство клиента или он ввёл имя и телефон ровно так же, как в прошлый раз. В остальных случаях он заводит питомца заново, и у клиента окажется две одинаковых карточки.
Объединить карточки в программе нельзя. Заметили двойника — дальше записывайте клиента в одну карточку, а лишнюю уберите по правилам раздела Клиенты и питомцы. :::